Ayuda del Sistema de Ventas
El centro de busquedas se usa seleccionando el tipo de busqueda y luego escribiendo una palabra a buscar, para usar las opciones avanzadas hay seleccionar un "criterio", una "condicion" y la palabra a buscar, estos 3 valores tienen que ser coherentes entre sí para que el sistema entregue los resultados deseados. Los filtros se aplican unos sobre otros y ademas se puede activar un cuarto filtro especial para fechas, éste se activa sólo cuando existen criterios de fecha disponible.
Opciones:
Guías de Despacho
Guias Pendientes de Facturación
Facturas
Notas de Crédito y Débito
Cotizaciones
Productos Vendidos: listado de productos incluidos dentro de las guias de despacho
Listas de Precios Consolidadas: Obtiene los precios de un producto en todas las listas de precio en los que se encuentra el producto.
Clientes
Productos
Empresa Emisora: es la empresa que aparece en el encabezado de la guía de despacho y es la empresa del origen de los productos o servicios a vender o trasladar.
Cliente y Sucursal: es el receptor de los productos o servicios a vender o trasladar. Una sucursal de un cliente esta bajo el mismo Rut que el cliente, por lo tanto las guías de despacho se pueden facturar por cada sucursal o todas juntas. A su vez cada cliente tiene asociada una lista de precios por lo que los productos saldrán con los precios de la lista del cliente seleccionado, no todos los productos tienen precio en la lista del cliente.
Productos: use palabras incompletas o poco especificas para buscar los productos ya que aumenta la posibilidad de encontrar lo que desea, por ejemplo si desea buscar FILETILLO DE POLLO AL JUGO SOUZ VIDE, es más fácil buscar por "pollo" y revisar la lista de resultados o buscar por "souz" también produce buenos resultados, pero si ud. busca "zous" el sistema no encontrará nada, si busca "Filetillo Pollo" el sistema no encontrará nada porque falta el "de" entre "filetillo" y "pollo".
Obtener Productos desde Egreso de inventarios: obtiene los productos desde un "Egreso de Inventarios" aprobado en el sistema integral de compras, los precios que se usan son los del ultimo inventario, PERO si el producto tiene un precio fijado a través de una lista de precio, se usa el precio de la lista de precios. (Más información sobre listas)
Obtener Productos desde Guías CookChill: obtiene los productos desde las guías de despacho del sistema de ventas de cookchill, los precios que se usan son los originales de la guía cookchill, PERO si el producto tiene un precio fijado a través de una lista de precio, se usa el precio de la lista de precios. (Más información sobre listas)
Para hacer una guia de despacho:
Seleccione la empresa emisora
Busque y seleccione al cliente, si no lo encuentra puede usar la opcion de cliente NO registrado, en cuyo caso debe ingresar, rut, razon social, giro, direccion y comuna. Haga click en siguiente
En la segunda pestaña debe buscar los prodcutos que desea y agregarlos uno por uno al listado de abajo con el boton "Agregar".
Opcionalmente puede agregar una descripcion o marca al producto.
Ingrese la cantidad y el precio unitario neto. El sistema calculará automaticamente los subtotales.
El boton "Mostrar Imp." muestra algunas columnas ocultas.
El boton plantilla permite usar los productos de otra guia de despacho.
El boton "Precios Inv." coloca automaticamente precio a los productos segun el precio del inventario seleccionado.
La opcion "Obtener Productos desde egreso de inventarios" hace una importacion de todos los productos de una "Solicitud de mercaderia" o de un egreso.
La opcion "Obtener Productos desde Guías CookChill" hace una importacion de todos los productos de una guia de despacho del sistema de ventas de cookchill
Opcionalmente haga click en "Guardar y NO imprimir" para terminar de hacer la guia mas tarde.
Haga click en siguiente
Ingrese el número de la guía de despacho tal y como sale escrita en la guía fisica (hoja timbrada por SII)
Ingrese fecha, direccion, comuna y tipo de guia.
Opcionalmente ingrese el nombre del chofer, datos del vehiculo y una observacion.
Haga click en imprimir.
Reglas:
El sistema siempre usa el precio de la lista de precios del cliente, en caso de que sea un cliente no registrado se usa la lista por defecto.
Una vez presionado el botón "Imprimir" o guardar e imprimir, el sistema da 1 hora para modificar el número de la guía y hacer la reimpresión, una vez pasado el tiempo se bloquea la guía.
El usuario debe tener "permiso" para hacer una guía, los permisos se dan por empresa, si necesita permiso hable con su jefe o administrador.
Al importar un egreso, éste debe estar previamente "Aprobado" por el jefe de bodega.
Al totalizar los productos, se suman sus cantidades sólo cuando la marca o descripción y el precio unitario son iguales.
Se puede agregar un máximo de 39 ítems a una guía.
Una vez que las guías han sido facturadas ya NO se pueden modificar, ni siquiera el usuario administrador puede hacerlo.
Las guías por devolución, son guías de traslado que contienen los productos rechazados de una o más guías de despacho hechas para el cliente.
Reglas:
No se pueden mezclar los emisores de las guías rechazadas en una guía de devolución, cada emisor tiene su propia guía de devolución.
No se puede mezclar una guía de venta con una guía de traslado en una guía de devolución.
IMPORTANTE: si esta facturando una guía de devolución y la "quita" del listado, ud. debe quitar también la guía de despacho asociada a la devolución, así como todas del demás guías de devolución asociadas. NO se puede facturar una guía de devolución sola, siempre se facturan a través de la guía de despacho original. NO se puede facturar por separado la guía de despacho y sus devoluciones!!, es todo o nada.
El usuario hace una factura agregando las guías una por una, éstas guías quedan asociadas a la factura a través del código de la factura.
Para hacer una factura por guia:
Seleccione la empresa emisora
Busque las guias ya sea por el nombre del proveedor, rut del proveedor, etc. y agreguelas al listado seleccionando la guia y presionando el el boton "Agregar".
Opcionalmente puede agregar otros cobros con la descripcion que ud. desee, el precio es NETO y UNITARIO, el sistema multiplica automaticamente la cantidad por el precio.
Haga click en siguiente (tambien puede presionar "Proforma" y el sistema le imprime una factura borrador)
Ingrese, el número de la factura tal y como sale escrita en la factura fisica (hoja timbrada por SII)
Ingrese los demas valores, como la fecha, la direccion, las condiciones de venta, orden de compra, etc
Marque la casilla exenta en caso de que la factura sea exenta de IVA.
Haga click en imprimir.
Reglas:
Una vez presionado el botón "Imprimir" o guardar e imprimir, el sistema da 1 hora para modificar el número de la factura y hacer la reimpresión, una vez pasado el tiempo se bloquea la factura.
El usuario debe tener "permiso" para hacer una factura, los permisos se dan por empresa, si necesita permiso hable con su jefe o administrador.
No se puede hacer una factura con guías de clientes distintos
No se puede hacer una factura de una guía de un cliente de otra empresa.
Se pueden agregar hasta 29 guías por factura, debido a limitaciones del papel.
No se puede volver a facturar una guía por segunda vez.
La factura por descripción permite escribir cualquier descripción a cualquier precio y con cualquier cantidad, este tipo de factura NO asocia guías de despacho con facturas por lo que aunque ud. le coloque venta según guía XXXX la guía XXXX no quedará como facturada!.
Para hacer una factura por descripción:
Seleccione la empresa emisora.
Busque el cliente, si es un cliente NO registrado, entonces seleccione "clientes NO registrados" e ingrese, el rut, la razon social, giro, direccion, comuna, telefono.
Escriba una descripcion, ésta saldrá tal cual como se escriba en la factura, ingrese cantidad y precio neto unitario, el sistema multiplica la cantidad por el precio en forma automática cuando hace la validacion de la informacion ingresada.
Haga click en siguiente (tambien puede presionar "Proforma" y el sistema le imprime una factura borrador)
Ingrese, el número de la factura tal y como sale escrita en la factura fisica (hoja timbrada por SII)
Ingrese los demas valores, como la fecha, la direccion, las condiciones de venta, orden de compra, etc
Marque la casilla exenta en caso de que la factura sea exenta de IVA.
Haga click en imprimir.
Reglas:
El usuario debe tener "permiso" para hacer una guía, los permisos se dan por empresa, si necesita permiso hable con su jefe o administrador.
Una vez presionado el botón "Imprimir" o guardar e imprimir, el sistema da 1 hora para modificar el número de la factura y hacer la reimpresión, una vez pasado el tiempo se bloquea la factura.
Se pueden agregar hasta 29 guías por factura, debido a limitaciones del papel.
Facturar Cierre de mes (Generar Facturas Automáticamente)
La generación de facturas consta de 3 etapas
Generar facturas cada 29 guías para aquellos clientes registrados que no tengan sucursal.
Generar facturas cada 29 guías para aquellos clientes registrados que tengan sucursal, en este caso la facturación es por sucursal, si una sucursal tiene mas de 30 guías entonces se le hacen 2 o mas facturas a esa sucursal especifica
Generar facturas cada 29 guías para aquellos clientes NO registrados.
Importante:
Si existen guías de clientes registrados y no registrados y se requiere 1 sola factura, si este caso llega a suceder (cuando se registra el cliente después) se debe hacer una "factura por guía" para incluir las guías de cuando el cliente no estaba registrado, esto porque la facturación automática va a creer que son 2 clientes diferentes.
Permite crear notas de crédito o débito que hacen referencia a facturas previamente ingresadas en el sistema.
Para hacer una nota:
Seleccione la empresa emisora.
Busque la o las facturas a las que se hace referencia, seleccione y haga click en el boton Agregar.
Haga click en siguiente.
Seleccione si la nota es de crédito o débito.
Ingrese, el número de la nota tal y como sale escrita en la nota fisica (hoja timbrada por SII)
Ingrese los demas valores, como la fecha y la direccion.
Ingrese la cantidad una descripcion, el precio neto unitario y el sistema le calculará en forma automatica el "Valor Total" del item.
Marque la casilla exenta en caso de que la nota sea exenta de IVA.
Haga click en imprimir.
Reglas:
Una vez presionado el botón "Imprimir" o guardar e imprimir, el sistema da 1 hora para modificar el número de la nota y hacer la reimpresión, una vez pasado el tiempo se bloquea la nota.
No puede mezclar facturas de distintos clientes.
No puede repetir facturas.
Configuración
Precios: esta ventana permite cambiar los precios de los productos en las listas de precio.
Para colocar precio a un producto de una "lista de precios" especifica:
Seleccione la lista
Busque el producto deseado, seleccione y haga click en Agregar (aqui se busca sobre todos los productos disponibles)
En el listado de más abajo se encuentran todos los productos de la lista de precios seleccionada en el paso 1
En la columna "Desc. o Marca" ud puede ingresarle la marca al producto o una descripcion, este valor es Opcional.
En la columna "Precio Nuevo" ud. puede ingresar el precio a un producto, recuerde que el precio unitario es por producto y NO por granel. Aqui se permite hasta 8 enteros y 2 decimales.
Haga click en guardar.
Para colocar precio a uno o varios productos en varias listas de precio:
Seleccione la pestaña "Precios para varias listas".
Busque el producto deseado, seleccione y haga click en Agregar (aqui se busca sobre todos los productos disponibles)
En la columna "Desc. o Marca" ud puede ingresarle la marca al producto o una descripcion, este valor es Opcional.
En la columna "Precio" ud. puede ingresar el precio a un producto, recuerde que el precio unitario es por producto y NO por granel. Máximo 8 enteros y 2 decimales.
Seleccione la lista a la cual desea cargarle todos los productos agregados y haga click en "Copiar".
Importante:
No agregue productos con precios cambiantes como servicios o fletes.
El precio es NETO, UNITARIO y por PRODUCTO, esto quiere decir que si el producto pesa 2,5 Kg el precio debe ser por el total de esos 2,5 Kg y NO el precio "por kilo"
Listas de precio: permite agregar o quitar listas de precio del sistema, permite definir el nombre y la vigencia de las listas.
Clientes y Sucursales: permite administrar los clientes y sus sucursales.
Sincronizar Productos: actualiza el listado de productos segun aquellos que esten disponibles en el sistema de compras.
Sincronizar Empresas: actualiza el listado de empresas segun aquellas que esten disponibles en el sistema de compras.
Autorizaciones de Usuario: permite dar permiso a un usuario para que emita documentos de una o varias empresas.
Desbloqueo de documentos: permite "resetear" la restriccion de 1 hora desde la fecha de impresion de guías, facturas y notas.
Reglas:
No se puede desbloquear una guia de despacho facturada.
Cambiar Emisor: modifica el emisor de una guía o factura. Sólo el usuario "admin" tiene acceso a esta función.
Reglas:
No se puede cambiar el emisor si el numero de Guía o Factura ya existe en el sistema para el nuevo emisor seleccionado.
No se puede cambiar el emisor de una guía que ya ha sido facturada.
No se puede cambiar el emisor de una factura con una nota de crédito o débito,
No se puede cambiar el emisor de una factura que haya sido hecha por guías de despacho. (Facturas según guía xxxxx